Livros Societários: Identificando o Risco para Minha Companhia

 

Por Mislaine Fortti*

A lei nº 6.404/76 exige que as Sociedades Anônimas mantenham livros societários ou sociais, que desempenham um papel crucial na gestão, governança e prevenção de riscos das companhias.

O artigo nº 100 da Lei das Sociedades Anônimas elenca 9 livros obrigatórios, são eles:

1. Livro de Registro de Ações Nominativas;

2. Livro de Transferência de Ações Nominativas;

3. Livro de Atas das Assembleias Gerais,

4. Livro de Presença dos Acionistas;

5. Livro de Atas das Reuniões de Diretoria;

6. Livros de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas;

7. Livros de Transferências de Partes Beneficiárias Nominativas

8. Livro de Atas das Reuniões do Conselho de Administração; e

9. Livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal.

Todos os atos praticados pela Companhia são documentados através destes livros. O gerenciamento incorreto desses dados expõe a empresa negativamente perante seus acionistas e investidores.

Manter o controle desses documentos pode parecer simples. Porém, muitas empresas negligenciam a manutenção dos livros societários ao longo do tempo. Essa negligência ocorre principalmente em sociedades que realizam rodadas de investimentos e Planos de Incentivo de Curto e Longo prazo como a Opção de Compra de Ações.

Praticar e evidenciar uma gestão eficiente, transmite credibilidade e segurança perante o mercado e novos investidores, além de contribuir para o crescimento e desenvolvimento sadio da companhia.

Imagine a seguinte situação: No último ano a companhia “X” captou investimentos de 30 acionistas, emitindo mais de quinhentas mil ações, em períodos diferentes. Após as rodadas de investimentos, ocorreram diversas transferências entre os acionistas, contudo, nenhum livro societário foi atualizado. Interessado em verificar a documentação da companhia após as transações, um dos investidores solicita a consulta imediata desses documentos. No entanto, ele não os recebe devido à indisponibilidade das informações. Essa situação gera insegurança para novos investimentos por parte do investidor.

Embora o exemplo anterior possa parecer distante do cotidiano, situações como essa são comuns no universo das Sociedades Anônimas. Esses episódios podem comprometer seriamente a credibilidade da companhia.

Como identificar se a gestão dos livros societários da minha companhia é efetiva e segura?

Para identificar superficialmente a efetividade e segurança da gestão dos livros societários de uma companhia, pode-se tomar como base as respostas das perguntas abaixo:

• Há uma rotina consolidada de preenchimentos após as transações societárias que requerem atenção aos livros?

• O conteúdo dos livros e os atos definidos em atas, contratos e demais documentos coincidem?

• Se um acionista/investidor solicitar a análise dos registros da companhia, ele receberá as informações rapidamente e de forma transparente?

• Em eventual fiscalização/auditoria a sociedade estaria resguardada pelas anotações dos livros?

Se pelo menos uma resposta para as perguntas acima foi negativa, sua companhia pode estar em risco. Isso ocorre porque a Lei das Sociedades Anônimas, em seu artigo de nº 104, atribui à sociedade a responsabilidade pelos prejuízos causados aos interessados por vícios ou irregularidades no preenchimento dos livros. Por essa razão, o controle rigoroso dos atos e dos livros societários é imprescindível. Essa prática assegura a transparência, eficiência e segurança da gestão societária para todos os interessados.

Com a aproximação do período de recesso nos órgãos, muitas companhias aproveitam esse momento para regularizar suas pendências e realizar planejamentos. Neste período, é fundamental contar com uma assessoria especializada. Desta forma, é possível garantir que sua empresa inicie o próximo ciclo de forma segura, eficiente e livre de riscos para seus administradores e investidores.

O Roveda & Marcelino Sociedade de Advogados possui uma equipe preparada para realizar a condução assertiva e segura dos atos societários para sua companhia.

 

*Mislaine Fortti é advogada e atua no setor Societário da RMSA.