O setor de transporte lida constantemente com inúmeras dificuldades para garantir a entrega efetiva e segura das cargas transportadas.
A transportadora responde pela prestação do serviço perante (i) o remetente e o destinatário, no cumprimento das obrigações contratuais; (ii) o motorista, no cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais; (iii) o fisco, no cumprimento das obrigações tributárias; isso sem se falar em toda a estrutura necessária para dar suporte a essa operação. O desafio é enorme!
E será que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é mais uma das complicações enfrentadas na rotina de entrega? Nós, da RMSA, viemos te falar que não!
Como trouxemos no artigo anterior, a adequação à LGPD é necessidade para as empresas de todos os setores. E já que tem que ser feito, que seja para beneficiar o mercado empreendedor. Dá um pulinho lá para ver as oportunidades que listamos.
Hoje, trataremos sobre alguns aspectos setoriais que deverão ser observados no caminho de adequação às normas de privacidade e proteção de dados.
A preocupação é reforçada pela Confederação Nacional do Transporte (CNT), SEST SENAT e Instituto de Transporte e Logística (ITL), que têm trabalhado em conjunto para promover a mudança de cultura no setor.
Algumas recomendações iniciais trazidas pelas instituições são: (i) Evite expor dados pessoais; (ii) Ao enviar e-mail para fornecedores, informe somente o essencial para a execução do serviço; e (iii) Não enviar dados pessoais de clientes e empregados para e-mail pessoal.
Para o Diretor-Presidente da Braspress, Urubatan Helou, a adequação à LGPD é excelente oportunidade para instituição do compliance e governança corporativa no setor, posto que: “O conteúdo [da LGPD] é um grande código de conduta.”.
Em sua fala, Helou defende a proteção da individualidade de todos os cidadãos, demonstrando que a Braspress, há mais de 1 (um) ano, trabalha no processo de implantação de ações que garantam a privacidade e a proteção de dados.
De fato, a conformidade às novas regras eleva e beneficia a imagem das empresas e o seu posicionamento no mercado, trazendo maior confiabilidade na prestação do serviço. Seja você a referência do seu setor!
Terceirização x Consumidor final
Notadamente o mercado varejista, que acelerou de forma imensurável o poder de compra online durante a pandemia, trouxe às transportadoras desafios ainda maiores: estar antenadas no cenário digital e dar ainda mais efetividade às entregas.
A necessidade de revisão dos processos internos e do modus operandi para adequá-los aos princípios de proteção de dados é uma ótima oportunidade para incorporar as novas tendências do mundo digital e das demandas da nova geração.
Essa revisão de procedimentos deverá ser acompanhada também da individualização das responsabilidades dos agentes envolvidos na operação, o que reputará em mais um benefício às transportadoras: devolver os problemas para quem é dono dos problemas. Explicamos:
Se a transportadora é contratada somente para realizar a entrega do produto em nome da loja, ela atuará como “Operadora de Dados” e, portanto, devolverá ao remetente a responsabilidade pelo tratamento dos dados do destinatário.
Para a transportadora remanescerá a responsabilidade para os casos em que for contratada diretamente pelo consumidor para a prestação de um serviço de entrega específico. Neste caso, a transportadora atuará como “Controladora de Dados” e a ela competirão as decisões acerca do tratamento dos dados pessoais coletados.
Essa individualização das demandas diminuirá o volume de dados pessoais pelo qual a transportadora é responsável.
É muito melhor ter sob sua responsabilidade os dados pessoais dos 500 consumidores que contrataram o serviço diretamente ou dos 10.000 destinatários que foram atendidos no mesmo período?! A conta é simples.
Só que para isso é de suma importância a revisão dos contratos firmados com as lojas para garantir a correta individualização das responsabilidades enquanto prestadora de serviços.
Controle e monitoramento dos motoristas
Outro ponto que merece atenção diz respeito ao recurso humano utilizado para a prestação do serviço de transporte.
A LGPD traz uma salvaguarda ainda maior para os dados pessoais considerados sensíveis, como são os dados de saúde e biométricos.
Os riscos inerentes ao transporte obrigam o maior controle dos agentes envolvidos em sua execução. Para isso, não é incomum que as transportadoras realizem o monitoramento e rastreamento dos motoristas. Inclusive para cumprir normas específicas da profissão, como o controle do tempo de descanso e a regularidade funcional.
E como harmonizar essa preocupação com a proteção dos dados pessoais dos colaboradores?!
Uma das 10 (dez) hipóteses legais de tratamento de dados previstas na LGPD é o legítimo interesse e essa será a base utilizada pela transportadora para realizar o acompanhamento mais contíguo do motorista.
Só que, como falamos, o tratamento de dados pessoais sensíveis, assim como a base legal do legítimo interesse, requer maior rigor em sua execução, devendo ser observadas regras específicas trazidas pela LGPD.
Como se pode notar, a LGPD não veio para obstar o tratamento de dados pessoais, tampouco interromper salvaguardas já utilizadas pelas empresas, mas para adequar tais procedimentos para que todas as partes envolvidas estejam protegidas.
Proteger as pessoas que fazem parte da empresa faz com que o seu negócio esteja protegido.
Obrigações tributárias
Em decorrência da tributação a que está sujeito, o setor de transporte traz uma infinidade de normas e orientações estaduais específicas que precisam ser observadas no cumprimento de sua atividade, principalmente para as empresas com atuação interestadual.
Assim, além da LGPD que traz regras gerais aplicáveis a todos os tipos de negócio, as transportadoras deverão estar em conformidade com as normas setoriais para garantia da privacidade e proteção de dados.
A preocupação já é latente ao Poder Público, como se denota da Portaria nº 4.255/2020 publicada pela Receita Federal, que revogou a autorização para terceiros terem acesso aos dados contidos na NF-e.
Uma das obrigações legais que deve ser observada pela transportadora é o prazo de guarda dos documentos utilizados na execução do serviço de transporte, seja para fins fiscais ou para comprovação de entrega da mercadoria.
A legislação traz diferentes prazos aplicáveis a cada tipo de situação, como, por exemplo: (i) prazo de guarda para fins fiscais: arts. 173 e 174 do CTN; (ii) prazo de guarda para fins civis: arts. 205 e 206 do CPC; (iii) prazo de guarda para fins consumeristas: art. 27 do CDC.
O desafio aqui está contido justamente na guarda e controle desses documentos, principalmente quando armazenados em meio físico. Conta pra gente, quantas vezes a sua empresa já parou para procurar um canhoto assinado que foi perdido?!
A digitalização dos documentos utilizados pelo setor já vem sendo regulamentada, a fim de propiciar às transportadoras a criação de processos mais eficazes e garantir a proteção no tratamento de dados, como se vê no Ajuste ao SINIEF 07/05, no art. 3º, X, da Lei Federal 13.874/2019, na Resposta à Consulta Tributária 18761M1/2021 e Resposta à Consulta Tributária 22552/2020, dentre outros.
Promover a digitalização dos documentos inerentes à atividade e a organização da base de dados são saídas aplicáveis não só para mitigar riscos e trazer mais segurança à empresa, mas também para tornar os processos mais ágeis e efetivos.
Algumas empresas mais antenadas têm aproveitado a oportunidade, inclusive, para incorporar aos seus procedimentos ferramentas tecnológicas que substituam a tradicional assinatura no canhoto da nota fiscal, trazendo ainda mais inovação e efetividade para o seu negócio.
Além disso, ultrapassado o prazo de guarda legal, estabelecer um processo de descarte dos documentos proporcionará a diminuição de custos e riscos suportados pela empresa com o armazenamento desses arquivos. A LGPD veio para te dar um empurrãozinho com isso!
Tem-se, portanto, que a necessidade de adequação à LGPD e demais normas setoriais não é só uma tendência, mas uma mudança de cultura permanente e que terá o poder de segregar as empresas que não quiserem caminhar rumo à evolução.
Referência: Confederação Nacional do Transporte
