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A importância do controle correto de estoques

As tão famosas ‘Fichas de Estoques’ de mercadorias, produtos acabados e em elaboração, já são há décadas um instrumento fundamental para o dia-a-dia. São imprescindíveis nas áreas de ‘Planejamento e Controle de Produção’ e ‘Almoxarifado’, bem como para a contabilidade e o departamento fiscal.

Em 1º de janeiro de 1972, o livro Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3, passou a fazer parte do rol de livros fiscais previstos na legislação do ICMS, podendo, na verdade, ser substituído por fichas impressas.

Estas precisavam numeradas, e previamente autenticadas individualmente pelo fisco estadual. Elas apresentavam quantidades e valores de entrada por entrada, saída por saída e saldos, de cada item, com a exceção de bens de ativo imobilizado e materiais de uso e consumo.

Adicionalmente, já tínhamos o livro Registro de Inventário, modelo 7, cuja finalidade, de acordo com o art. 76 do Convênio SINIEF s/nº  [1], era relacionar, pelos seus valores e com especificações que permitissem sua perfeita identificação, as mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados e os produtos em fabricação, existentes no estabelecimento à época do balanço.

Assim, ao longo de quase 40 anos, estabelecimentos industriais, comerciais, armazéns e, até mesmo construtoras, trabalharam com fichas de estoques em papel e, nas datas em que deveriam ser fechados seus balanços patrimoniais, apuraram inventários e os escrituraram, também em papel, uma vez que deveriam imprimir, encadernar e autenticar os livros Registros de Inventário.

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) foi instituído em 2007, por meio do Decreto nº 6.022, fazia parte do projeto governamental Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal.

O SPEd teve início com dois de seus principais arquivos:

 

a) Escrituração Fiscal Digital de ICMS e IPI (EFD), que todos nós chamamos de SPED Fiscal; 

b) Escrituração Contábil Digital (ECD), mais conhecido por SPED Contábil.

Com esses dois arquivos, o fisco deu início a uma nova era das auditorias, tornando possível um cruzamento mais amplo e eficiente das informações. Teve destaque, desde o início, valor do saldo de inventário versus saldos de estoques nos balancetes ou balanço patrimonial.

O registro ‘H010’ do SPED Fiscal é o inventário, informando para cada item a sua quantidade, na data de encerramento do exercício social ou fiscal, bem como o denominado “valor do item para efeitos do Imposto de Renda”. Este deve obedecer aos conceitos de ‘Custo de Aquisição’ e ‘Custo de Produção’, definidos nos artigos 301 e 302, respectivamente, do Regulamento do Imposto de Renda [2], além de indicar a conta contábil correspondente ao estoque, estabelecendo assim uma amarração direta com o SPED Contábil.

Em relação aos fatos geradores de IRPJ e CSLL ocorridos desde 1º de janeiro de 2014, passou a ser obrigatória também a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). A qual possui em sua estrutura um registro obrigatório para as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real, a saber o ‘L210’, intitulado “Informativo da Composição de Custos”, cujo objetivo é demonstrar a composição de:

  • Custo dos produtos vendidos;
  • Custo das mercadorias revendidas; 
  • Custo dos serviços prestados.

 

Em relação ao “custo dos produtos vendidos’, entre os valores totais de outros custos, teremos os valores de:

 

a) Estoques no Início do Período de Apuração (indica o valor dos estoques de insumos, de produtos em elaboração e de produtos acabados existentes no início do período de apuração);

b) Compras de Insumos no Mercado Interno;

c) Compras de Insumos no Mercado Externo;

d) (-) Estoques no Final do Período de Apuração (indica o valor dos estoques de insumos, de produtos em elaboração e de produtos acabados existentes no final do período de apuração).

 

Por sua vez, na composição do “custo das mercadorias revendidas’ teremos os valores de:

 

a) Estoques no Início do Período de Apuração (indica o valor dos estoques de mercadorias para revenda existentes no início do período de apuração);

b) Compras de Insumos no Mercado Interno;

c) Compras de Insumos no Mercado Externo;

d) (-) Estoques no Final do Período de Apuração (indica o valor dos estoques de mercadorias para revenda existentes na data de encerramento do período de apuração).

 

Os valores de estoques iniciais e finais, de mercadorias para revenda, insumos, produtos em processo e de produtos acabados, devem coincidir com os saldos informados nos inventários e, consecutivamente, com os registrados nos balancetes.

Posteriormente, passaram a fazer parte do SPED Fiscal os registros do bloco ‘K’, intitulado “Controle da Produção e do Estoque”. Este pode ser dividido em 4 partes:

 

  1. Controle de estoques, por período de apuração de ICMS ou IPI, o que for menor (registro ‘K200’);
  2. Controles de produções ocorridas no estabelecimento informante (registros ‘K210’, ‘K215’, ‘K220’, ‘K230’, ‘K235’, ‘K260’, ‘K265’, ‘K290’, ‘K291’ e ‘K292’);
  3. Controles de produções ocorridas em estabelecimentos de terceiros, por conta e ordem do informante (registros ‘K250’, ‘K255’, ‘K300’, ‘K301’ e ‘K302’); 
  4. Correções de apontamentos, os vulgos ‘ajustes’ (‘K260’, ‘K265’ e ‘K270’).

As amarrações envolvendo estoques podem ser ainda piores?

Sim, pois vejamos a EFD Contribuições, instituída em 2011 e obrigatória para os fatos geradores de PIS e Cofins ocorridos desde 1º de janeiro de 2012 para as pessoas jurídicas tributadas pelo IRPJ com base no lucro real e, desde 1º de janeiro de 2013, para as pessoas jurídicas enquadradas no lucro presumido.

Quando o informante da EFD Contribuições é enquadrado no regime ‘não cumulativo’ de apuração do PIS e da Cofins, poderá ter a apropriação de créditos sobre aquisições de mercadorias para revenda, matérias primas, materiais de embalagem, materiais intermediários e outros insumos. Isto é ótimo, mas o informante não pode deixar de observar:

 

a) A contabilização dos itens;

b) O apontamento desses itens nos controles mensais de estoques;

c) A utilização dos insumos nos controles de produção; 

d) Os estoques iniciais de mercadorias e insumos (chamados ‘estoques de abertura’), sobre os quais possam ser calculados créditos presumidos de PIS e Cofins, o que ocorre quando o informante muda do regime cumulativo para o regime não cumulativo.

 

Portanto, é evidente que a implantação e manutenção de controles detalhados dos estoques é essencial para as empresas. O serviço deve contar com profissionais habilitados a acompanhar as movimentações e analisar os dados gerados pelas entradas, utilizações em processos industriais, produtos fabricados, saídas, tanto definitivas como não definitivas e devoluções ou retornos.

A assessoria jurídica e contábil deve analisar os dados de modo a evitar discrepâncias nos cruzamentos das informações e, porque não, estabelecer uma gestão dos itens, que permita à empresa reduzir custos, otimizar a utilização de materiais e evitar ou diminuir quebras ou perdas. O time da RMSA está disponível para sanar quaisquer dúvidas que possam ter sido geradas pelo artigo.

 

Ricardo Lacerda

 

[1] –  Convênio SINIEF s/nº de 15 de dezembro de 1970

[2] – Decreto nº 9.580, de 22 de novembro de 2018

 

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